Om centraal documenten op te slaan, om samen in documenten te werken en om te overleggen gebruiken we Microsoft Teams. MS Teams is een samenwerkings-app gericht op hybride werken, zodat je zelf en je team georganiseerd kunnen werken. We hebben een korte instructie gemaakt om te laten zien hoe je toegang kunt krijgen tot de Teams omgeving en hoe je erin kunt werken.
Stap 1: account aanmaken
De Check@Home Teams omgeving wordt gehost door het UMCG. Dit betekent dat alle teamleden eerst als gastgebruiker geregistreerd moeten worden in het UMCG. Dit kan Lyanne Kieneker (l.kieneker@dcvalliance.nl) verzorgen door het invoeren van de voornaam, achternaam, e-mailadres en mobiele telefoonnummer (voor het ontvangen van een SMS-toegangscode) van de gastgebruiker. Wanneer Lyanne deze gegevens heeft ontvangen, maakt ze een account aan en ontvangt de gastgebruiker een account activatielink.
Stap 2: open MS Teams en log in
Download de MS Teams voor je desktop (iOS of Android) of gebruik de Teams op internet via https://teams.microsoft.com. Activeer je account door te klikken op de link die je hebt ontvangen in de e-mail en log in.
Stap 3: werken in het Check@Home Team
Wanneer je bent ingelogd in MS Teams en navigeert naar het Check@Home Team (zie blauw omcirkelde icoon) heb je toegang tot de chat (in rood omcirkeld), bestanden (in geel omcirkeld) en een overzicht van alle consortiumleden met contactgegevens (in groen omcirkeld). Per werkpakket, ziektedomeinteam en regioteam is er een aparte map.
Je kunt werken in een document in Teams zelf, maar je kan het document ook openen in de desktop-app (optie in oranje omcirkeld). Het document opent zich dan in (in dit geval) Microsoft Word.
Enkele aandachtspunten:
Let op, wanneer je in documenten werkt staat opslaan van het document vaak op ‘automatisch opslaan’,weer hier bewust van! Dit houdt namelijk in dat veranderingen die worden gemaakt – ook als je dit niet bewust doet – worden opgeslagen in het document. Dit kan je uitzetten (zie in paars omcirkeld).
Er kunnen geen toegangsrechten per map worden ingesteld. Wel kan je per bestand instellen wie mag bewerken en wie enkel de leesrechten heeft. Open het bestand hiervoor in Sharepoint (klik hiervoor op de 3 stipjes achter een document naam en klik openen in Sharepoint). In Sharepoint klik je wederom op de 3 stipjes achter de naam van het document en klik ‘gegevens’ aan. Hier kan je de toegang van het bestand beheren.